Logistica documentale e gestione degli archivi: come funziona il servizio?

Ecco cos’è la logistica documentale e i vantaggi di una corretta archiviazione

Contratti, fatture, presentazioni: hai troppe carte in ufficio e non sai più dove sistemarle?

Per necessità lavorative e anche fiscali, molte aziende sono obbligate a conservare una serie di documenti per diversi anni. Questo comporta in molti casi l’insorgere di problemi di archiviazione e di catalogazione, poiché non tutte le imprese o gli studi professionali possono infatti permettersi di gestire e mantenere uno spazio solo per custodire delle pratiche.

La soluzione è affidare la gestione in outsourcing degli archivi cartacei rivolgendosi ad un partner esterno che offre un servizio di logistica documentale.

Come funziona un servizio di logistica documentale?

La gestione logistica di archivi e documenti è un lavoro molto delicato. I documenti cartacei possono essere conservati temporaneamente, per diversi anni o addirittura in modo permanente.

Se decidi di esternalizzare questo servizio, la gestione dell’archivio di documenti deve essere affidata ad un’azienda specializzata che assicura una catalogazione attenta di tutto il materiale per consentirti di accedere facilmente ai tuoi documenti ogni volta che ne hai bisogno.

L’archiviazione fisica e la gestione della logistica documentale devono quindi rispettare delle regole chiare e precise:

• si procede al ritiro dei documenti presso l’azienda per portarli nel magazzino in cui dovranno essere conservati;
• il personale addetto procede alla catalogazione di tutti i documenti cartacei;
• il materiale viene suddiviso in modo logico, per anni, categorie e settore di competenza per essere poi archiviato in appositi contenitori, al fine di proteggere e custodire al meglio il contenuto.

Questi passaggi rendono più semplice e veloce la ricerca delle pratiche quando vengono richieste.

Quali sono i vantaggi per le aziende che scelgono l’archiviazione in outsourcing

Se decidi di affidare il servizio di logistica documentale ad un’azienda seria e affidabile come New Phoenix puoi avere diversi vantaggi:

• liberi spazio nel tuo ufficio o nella tua struttura, che puoi destinare ad attività produttive o operative;
• semplifichi le operazioni di ricerca e recupero dei documenti grazie all’organizzazione e alla catalogazione del sistema;
• proteggi i tuoi documenti che sono depositati e al sicuro in un magazzino con misure di sicurezza avanzate, così da ridurre il rischio di furti o danni fisici;
• archivi e conservi la documentazione nel rispetto delle normative in materia di sicurezza e protezione dei dati.

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