Come funziona l’inventario di magazzino e perché è importante farlo?

Cos’è, a cosa serve e come ottimizzare le fasi dell’inventario di magazzino

L’inventario di magazzino è un elenco dettagliato dei prodotti che si trovano all’interno del magazzino, suddivisi per categoria, caratteristiche e ubicazione. L’inventario viene effettuato in modo periodico per verificare il livello delle scorte di cui si dispone, al fine di pianificare al meglio la distribuzione dei prodotti e predisporre un approvvigionamento nei tempi giusti.

La somma dei beni che vengono registrati viene iscritta nel bilancio aziendale come voce di costo e concorre al risultato di esercizio.

Scopriamo di più sulla funzione dell’inventario e su come redigerlo in maniera corretta. 

A cosa serve un inventario di magazzino?

Fare un inventario di magazzino vuol dire verificare se i livelli e le scorte dei prodotti coincidono con i dati registrati nel sistema informatico di gestione dell’azienda.

Lo scopo è:

• sapere se vi sono merci scadute o in via di deterioramento;
• monitorare la presenza di stock obsoleti per poter decidere come smaltirli;
• capire quali sono i costi di gestione in base allo spazio occupato dalle merci.

Si possono quindi evidenziare le percentuali di variazione di valore e unità paragonando conteggio iniziale e report finale, riscontrare eventuali incongruenze e decidere quali azioni intraprendere per gestire lo stock rimasto.

L’inventario di magazzino può essere effettuato:

• annualmente in chiusura di esercizio;
• a rotazione mensile o trimestrale in base alle esigenze aziendali;
• in modo permanente aggiornando i dati in tempo reale grazie all’utilizzo di un software di magazzino che monitora tutti i movimenti. 

Ecco come redigere un inventario di magazzino

Un esempio di inventario di magazzino efficiente si ottiene ricorrendo a sistemi informatizzati che semplificano tutte le operazioni di raccolta dei dati e della loro gestione. Ci riferiamo ai sistemi di identificazione automatica come codici a barre e RFID (Radio-Frequency IDentification) o ai software di gestione magazzino (WMS) grazie ai quali è si riducono le possibilità di errore umano, migliorando l’efficienza della catena di approvvigionamento.

I sistemi informatizzati, rispetto a un supporto cartaceo, velocizzano le fasi dell’inventario e permettono anche un’analisi comparata dei dati più accurata. Oltre ai fogli di lavoro disponibili a chiunque, si può ricorrere a software di gestione del magazzino professionali, che vengono incontro alle diverse esigenze aziendali permettendo di gestire gli inventari in modo semplice e rapido, anche relativamente ad aree limitate del magazzino.

Si possono inoltre impostare parametri logistici che stabiliscono regole di priorità in base alle diverse esigenze aziendali, come date di scadenza dei prodotti, costo unitario, turnover. Attraverso i software di gestione del magazzino si possono anche abilitare indicatori di prestazione per avere informazioni comparative o aggiornate sullo stock di merce depositata, calcolando anche l’indice di rotazione dei prodotti.

Ma anche utilizzando supporti informatici, per assicurarsi di stilare correttamente l’inventario è necessario seguire alcune fasi, e per facilitare il lavoro si possono adottare alcune accortezze:

1. Definire i parametri di classificazione delle merci, ad esempio per categoria, volume, peso, ecc.
2. Formare adeguatamente il personale del magazzino su come fare un inventario in base ai criteri e al metodo scelti.
3. Effettuare l’inventario nei momenti in cui vi sono meno scorte per velocizzare la procedura o quando l’attività aziendale è minore.
4. Avvisare i fornitori di un eventuale blocco delle consegne dovuto all’espletamento dell’inventario di magazzino. 

A chi rivolgersi per effettuare un inventario di magazzino?

Le variabili da considerare quando si decide di effettuare un inventario delle scorte di magazzino sono molte e variano in base alle esigenze aziendali.

Se vuoi organizzare al meglio la tua merce, pianificare gli ordini in modo efficiente, la cosa migliore che puoi fare è affidare i servizi di logistica di magazzino a un partner esterno che abbia le competenze per gestire l’inventario individuando il metodo che meglio risponde alle necessità del tuo business.

Rivolgendoti a New Phoenix puoi contare su personale esperto che dispone di tecnologie avanzate nella gestione logistica di magazzino, come sistemi di gestione dell’inventario in tempo reale e scaffalature drive-in.

Disponiamo di ampi magazzini a Roma dove la merce viene monitorata in modo costante per avere dati reali sulle scorte disponibili e gestire lo spazio in modo efficiente.

Tra i nostri servizi rientra anche la preparazione e la spedizione nazionale e internazionale dei prodotti ai clienti finali.

Contattaci se vuoi avere maggiori informazioni!